Je rencontre régulièrement cette interrogation légitime lors de mes échanges avec des professionnels : comment obtenir le remboursement des frais kilométriques quand la carte grise du véhicule utilisé n’est pas à mon nom ? Cette situation concerne aussi bien les salariés que les dirigeants, et j’ai décidé d’examiner ce sujet pour vous apporter les réponses les plus claires possible.
📌 Le récap’ de l’article
Le remboursement des frais kilométriques reste possible même sans être propriétaire du véhicule utilisé.
- Situations acceptées : véhicule au nom du conjoint ou partenaire de PACS, copropriété, location, ou prêt gratuit sous conditions de participation aux frais proportionnelle à l’usage professionnel
- Barèmes 2025 : majoration de 10% pour les véhicules thermiques et 20% pour les électriques, calcul selon puissance fiscale et kilométrage annuel
- Justificatifs obligatoires : copie de la carte grise, détail de chaque déplacement (date, lieu, objet), frais supplémentaires déductibles comme le stationnement et péages
- Risques de contrôle : requalification en rémunération déguisée si légitimité non prouvée, redressement URSSAF avec pénalités importantes, carte grise barrée insuffisante
Les situations où je peux obtenir le remboursement de mes déplacements professionnels
La bonne nouvelle que je peux vous partager, c’est que plusieurs configurations permettent d’utiliser le barème forfaitaire kilométrique, même si vous n’êtes pas l’unique propriétaire du véhicule. J’ai identifié les cas de figure acceptés par l’administration fiscale et l’URSSAF.
Pour commencer, le véhicule au nom de votre conjoint constitue une situation parfaitement recevable. Si la carte grise est établie au nom de votre époux ou épouse, vous pouvez bénéficier du remboursement puisque le véhicule appartient à un membre de votre foyer fiscal. Pour les personnes pacsées, la règle s’applique également, avec une présomption d’indivision par moitié si le véhicule a été acquis après la conclusion du PACS.
Deuxièmement, la copropriété d’un véhicule vous ouvre également ce droit. Cette situation se présente fréquemment dans les couples qui achètent un véhicule ensemble. Troisièmement, si vous louez un véhicule, le barème kilométrique reste applicable. Je précise pourtant que le loyer est inclus dans le barème et ne peut pas être déduit séparément.
Le cas du véhicule prêté gratuitement représente la situation la plus complexe que j’ai étudiée. Pour utiliser le barème dans ce contexte, vous devez absolument montrer que vous prenez effectivement en charge votre quote-part des frais couverts par le barème kilométrique, proportionnellement à votre usage professionnel. Cette quote-part se calcule en rapportant la distance parcourue à titre professionnel à la distance totale parcourue par le véhicule durant l’année. La difficulté principale réside dans la nécessité de prouver que vous assumez toutes les charges du véhicule.
Le calcul et les justificatifs indispensables pour sécuriser mes remboursements
Je vous recommande vivement de comprendre les différentes composantes du barème kilométrique 2025 pour optimiser vos remboursements. Pour un véhicule essence ou diesel bénéficiant d’une majoration de 10% depuis 2022, les montants varient selon la puissance fiscale. Par exemple, pour une voiture de 5 CV parcourant entre 5001 et 20000 km, le calcul s’établit ainsi : (distance × 0,357) + 1395 euros.
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5000 km | De 5001 à 20000 km | Au-delà de 20000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1065 | d × 0,370 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1395 | d × 0,427 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1515 | d × 0,470 |
Les véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20%, ce qui représente un avantage non négligeable. Cette mesure incitative s’inscrit dans une démarche environnementale que je trouve particulièrement pertinente.
Concernant les justificatifs, j’insiste sur leur importance capitale. Vous devez impérativement conserver la copie de la carte grise, même si elle n’est pas à votre nom. Pour chaque déplacement, je vous conseille de documenter la date, le lieu, le nombre de kilomètres, l’objet du déplacement et l’identité du client ou fournisseur rencontré. Une fiche récapitulative sous forme de tableau facilite grandement cette gestion administrative.
Le barème couvre la dépréciation du véhicule, les réparations, l’entretien, les pneumatiques, les assurances et le carburant. En revanche, certains frais restent déductibles en supplément : les frais de stationnement, de péages, les intérêts d’emprunt contractés pour l’acquisition du véhicule (au prorata de l’utilisation professionnelle), et les frais de garage. Cette distinction mérite votre attention pour optimiser vos remboursements, tout comme la gestion des avances sur immobilisations nécessite une rigueur comptable.
Les risques que j’identifie en cas de contrôle et mes recommandations
Je dois vous alerter sur les risques encourus lors d’un contrôle, car les conséquences peuvent s’avérer lourdes. L’administration fiscale ou l’URSSAF examine minutieusement chaque déplacement indemnisé : le motif, les preuves (date, heure, contacts), la distance parcourue et le véhicule utilisé. Si vous versez des indemnités alors que la carte grise n’est pas à votre nom sans pouvoir attester votre légitimité, l’administration pourrait considérer ces sommes comme des rémunérations déguisées.
Dans ce cas, les services de l’URSSAF réintègrent les indemnités kilométriques dans l’assiette des cotisations sociales, ce qui entraîne un redressement conséquent. J’ai vu des situations où cette requalification a généré des pénalités importantes et des rappels de cotisations.
Si vous disposez uniquement d’une carte grise barrée et d’un certificat de cession, je vous déconseille formellement de vous verser des indemnités kilométriques. Tant que le changement de titulaire n’est pas effectué, vous n’êtes pas officiellement considéré comme propriétaire. Le certificat de cession seul ne suffit généralement pas pour justifier votre propriété. Ma recommandation est simple : régularisez rapidement la situation en effectuant le changement de titulaire avant toute demande de remboursement.
Pour les dirigeants de SARL, EURL ou présidents de SAS, ainsi que pour les entrepreneurs individuels soumis au BNC, la vigilance reste de mise. Les micro-entreprises et les gérants minoritaires de SARL n’exerçant pas de rôle actif dans l’entreprise ne peuvent pas bénéficier de ces indemnités. Cette exclusion mérite d’être connue pour éviter toute erreur.
Concernant les trajets domicile-travail, je précise qu’ils ne constituent généralement pas des frais professionnels remboursables. En revanche, des exceptions existent si vos horaires ne permettent pas de prendre les transports en commun ou si ces derniers ne desservent pas votre lieu de travail. Dans ces cas, vous devez prouver que l’utilisation de votre véhicule ne relève pas de convenances personnelles, tout comme un salarié peut être rémunéré dans des situations particulières. La distance prise en compte est limitée à 40 km, sauf circonstances sociales ou familiales particulières justifiant un kilométrage supérieur.
Les avantages fiscaux et sociaux des indemnités kilométriques méritent également votre attention. Dans la limite du barème et sous réserve de produire les justificatifs, les remboursements sont exonérés d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales. Pour l’entreprise, ces frais représentent des charges déductibles permettant de réduire l’impôt sur les sociétés, au même titre que certains investissements respectant les seuils d’immobilisation.
Je vous encourage à opter pour le régime des frais réels plutôt que la déduction forfaitaire de 10% si vos déplacements professionnels sont fréquents. Cette option s’avère particulièrement avantageuse pour les professionnels constamment en rendez-vous clients, effectuant des livraisons, participant à des formations ou visitant des chantiers. Si vous recevez vos clients chez vous, les trajets occasionnels ne justifieront probablement pas ce choix.
